Научно-проектный центр “Развитие города” успешно развивается уже 20 лет. До этого он являлся подразделением Центрального научно-исследовательского и проектно-экспериментального института организации, механизации и технической помощи. Основное направление деятельности НПЦ “Развитие города” — научные исследования в отрасли градостроительства. Основной заказчик — правительство Москвы.
Полиграфическое оборудование компания использует для печати демонстрационных материалов в формате А3 для рабочих групп, совещаний, докладов. Сергей Александрович Семенов, заместитель генерального директора по информатизации, рассказал о проблемах процесса печати документов внутри компании и эффективном способе их решения благодаря предложению “КОНМИ Групп”.
— Сергей Александрович, что послужило толчком к обновлению печатного парка вашей компании?
— Наши демонстрационные материалы достаточно объемные — есть документы на 50-60 страниц с фотографиями, текстом, графикой, а есть на 300-500 листов. Особенностью их подготовки является то, что в них вносятся правки практически до момента необходимости их непосредственной демонстрации в распечатанном виде. В итоге получается ситуация, когда в короткий промежуток времени нужно распечатать весь этот “тираж”. Для ускорения процесса печати все материалы перераспределялись между нашими 6 печатными машинами Konica Minolta. Это разные модели, печатное оборудование появлялось у нас в разные годы. Но мы столкнулись при этом с рядом проблем. Во-первых, было невозможно добиться одинаковых оттисков по цветопередаче. Во-вторых, настроить цветопередачу на наших принтерах тоже не получалось. Когда речь идет о фото зданий, это еще терпимо, но если нужно распечатать человеческое лицо, то, сами понимаете, его оттенок должен соответствовать более-менее оттенку лица человека. Да, мы не глянцевый журнал и не предъявляем высоких полиграфических требований к отпечаткам, но соответствие цветов, схожесть оттенков все-таки в некоторых случаях очень важно для нас. И мы долго мучались с этим, приноравливались, какие материалы на каких машинах лучше печатать… Но так как объем постоянно растет, мощности имеющегося печатного оборудования нам тоже перестало хватать.
— И вы начали думать о покупке профессионального печатного оборудования?
— Нет, мы никогда раньше не смотрели в сторону полиграфического оборудования и печатных машин, так как реально понимали — мы не типография, у нас нет специалистов-печатников. Я какое-то время назад имел дело с полиграфией и прекрасно понимаю, что печать на профессиональных полиграфических печатных машинах — это не пользовательская обычная печать. С таким оборудованием должен работать специалист, знающий все нюансы оборудования и печатного процесса. А мы не сможем их учесть и это нас останавливало.
— Как же все-таки вы подошли к такому решению?
— Мы обратились изначально в “Конми Групп” за покупкой очередного принтера — с более высокой скоростью печати и с возможностью управлять цветопередачей. Вместе с Маратом мы посетили несколько типографий. Он показывал, какие машины там установлены, мы разговаривали со специалистами, которые на них работают. Посмотрели несколько машин, и в том числе Ricoh PRO C5300s.
— И вы сделали выбор в пользу Ricoh. Почему?
— Что нас сразу привлекло — все печатники говорили, что она наименее требовательна к обслуживанию и уровню квалификации персонала, который на ней будет печатать. Если к ней не предъявлять каких-то особых полиграфических требований — печать на особой бумаге, постобработка, — то Ricoh PRO C5300s можно пользоваться как обычным принтером. То есть можно на печать посылать документы из любых обычных офисных программ, без какой-то предварительной обработки, и после этого сразу получать удовлетворительный результат. Мы понимали, что у нас не будет стандартных файлов PDF, не будет печатника, который будет настраивать машину, ее цветокоррекцию под конкретный исходный материал и задачу. У нас есть только пользователи, которые могут из Power Point послать файл на печать. Документы “тяжелые”, многостраничные, с многочисленными фотографиями…
У данной модели очень высокий ресурс основных рабочих узлов, то есть нам не придется обязательно иметь в штате инженера, который постоянно будет обслуживать ее и что-то в ней менять. Для нас вызывать специалиста каждые 2 месяца было бы обременительно… Поэтому большой ресурс тоже повлиял на решение о покупке именно модели Ricoh PRO C5300s.
С одной стороны, мы не хотели тратить такие большие деньги, если оборудование не принципиально отличается от уже имеющихся у нас принтеров. С другой стороны, если машина выгодно отличается по скорости печати и по качеству отпечатка, та сумма, которую стоила Ricoh PRO C5300s, она сравнима со стоимостью нескольких принтеров, которые она нам по сути заменила.
Мы неоднократно тестировали эту машину, печатая свои демонстрационные материалы и документы, посылали на печать в разных вариантах — в формате PDF, с Power Point, с использованием внешнего контроллера Fairy. Проведение таких опытов помогло понять, какая нам нужна конфигурация. И поняли, как обращаться с этим оборудованием, еще на этапе теста.
Повлияла на решение о покупке и стоимость расходников — она значительно ниже по сравнению с обслуживанием имеющихся у нас принтеров.
— Возникали ли трудности с оборудованием после покупки?
— Был у нас период адаптации, когда наши специалисты учились пользоваться новым печатным оборудованием. Мы учитывали тот факт, что Ricoh PRO C5300s — профессиональная машина, с высокой скоростью печати, а значит требовательна к настройкам плотности, формата бумаги во избежание сминания листов или других ошибок. Но в конце концов все приспособились буквально за месяц. Сейчас 80% всей нашей печати направлено на машину Ricoh.
— То есть можно утверждать, что Ricoh PRO C5300s оправдала ваши ожидания?
— Да, в первую очередь — по скорости, по простоте обслуживания и по качеству печати. Буквально, сфоткал на телефон, вставил в документ и послал на печать. Качество отпечатков фотоизображений не требует какой-то предварительной обработки в Photoshop, цветопреобразования. И результат при этом всегда получается удобоваримый, цветопередача естественная, белый цвет соответствует белому и т.д. В этом плане нас все устраивает. Машина довольно тихая, она стоит у нас в коридоре, где и все принтеры стояли, так как не можем выделить под нее отдельное помещение, как полагается для полиграфического оборудования. Мы боялись, что люди, работающие в кабинетах рядом, будут жаловаться на шум, запах. Но мы убедились, что она вполне подходит для обычного офиса.
— Что положительного заметили в работе в связи с покупкой Ricoh PRO C5300s?
— Мы приобрели эту машину 3 месяца назад, и мы напечатали на ней уже 70 000 страниц. Для нас это довольно больший объем, и раньше он был равномерно распределен на 6 принтеров, а сейчас с ним справляется одна машина. Конечно, прежде всего мы поняли, что перестали обслуживать существующие машины, хотя мы их и используем. Мы практически вывели из эксплуатации одну печатную машину, на которой печатали ранее, и в планах отключить еще одну. То есть по затратам мы существенно экономим.
Изначально мы думали, что купим печатную машину прежнего уровня, возьмем ее, соответственно, на обслуживание, что предполагает, что затраты на расходный материал бы выросли. А по факту мы приобрели оборудование и вывели из эксплуатации 2 прежних принтера, что не увеличило затраты на расходный материал.
Печатная машина профессионального уровня, такая как Ricoh PRO C5300s, у нас пока что одна, и, конечно, сотрудникам, когда надо распечатать какой-то небольшой объем, удобнее послать задание на рядом стоящий принтер.
Но тем не менее большие материалы — а это у нас основной объем — все стали печатать на Ricoh, причем это произошло, так скажем, без административных воздействий. Потому что всем стало комфортно на ней печатать, так как машина печатает быстро, качественно, не требует множества дополнительных действий.
— То есть появилась некая гарантия печати без проблем?
— Да! У нас много материалов печатается ночью, потому что до самого поздна ведутся правки, подготовка. А к 8 утра эти материалы должны быть готовы, распечатаны. В Ricoh PRO C5300s есть большой лоток, мы поставили в него вставку, позволяющую загружать целый ящик — 5 упаковок — бумаги формата А3. И теперь наши сотрудники могут посылать на печать задания удаленно, и нам не нужен оператор для ручной подачи бумаги. Раньше, когда распечатывали материалы ночью, мы обязательно кого-то из сотрудников оставляли, и он следил за наполненностью лотка, при необходимости подкладывая бумагу. А сейчас мы печатаем все удаленно, и можно просто утром приехать и забрать уже готовые документы в переплет. Стало удобнее, быстрее и дешевле, так как исчезла необходимость оплачивать людям ночные смены. А хорошая цветопередача позволяет быть уверенным в качестве и распечатывать фотоматериалы максимально оперативно, так сказать, “с колес” — сфотографировал и сразу послал на печать. Основное наше сомнение крылось в вопросе: сможет ли печатная машина работать как высокопроизводительный принтер? И мы убедились, что Ricoh PRO C5300s так может. Увидели, что обычный наш специалист, без образования в области полиграфии, может на ней печатать также уверенно, как и всегда.
Подведение итогов
Ранее в НПЦ “Развитие города” никогда не было печатного оборудования профессионального уровня. Да и к приобретению Ricoh PRO C5300s, предназначенной для полиграфии, отнеслись изначально скептически, так как были уверены — работа на таком оборудовании и его обслуживание требуют довольно высокой квалификации и привлечения отдельных специалистов. Однако еще на этапе тестов стало понятно, что печатать на машине комфортно, и справиться с этой задачей без проблем смогут и обычные сотрудники. После этого и было принято решение купить Ricoh PRO C5300s.
Оборудование полностью удовлетворило компанию скоростью и качеством печати, естественной цветопередачей и к тому же позволило сэкономить, так как исчезла необходимость обслуживать 2 другие машины — объем их работы Ricoh взяла на себя.
“Мы сделали большой задел на будущее,“ — подытожил Сергей Александрович. — “Раньше мы были вынуждены покупать в год по 2 принтера: один взамен выходящего окончательно уже из строя, второй — для распределения увеличивающейся нагрузки, так как постоянно чувствовалась нехватка времени на печать материалов. А благодаря высокой скорости печати Ricoh PRO C5300s у нас получается большой запас мощности, ведь новая машина у нас не на все 100% загружена. Она довольно быстро справляется с теми объемами, которые мы на нее посылаем. В связи с этим мы предполагаем, что в ближайшие 2-3 года нам не понадобится покупка дополнительной техники. Мы понимаем, что нет смысла больше покупать офисные принтеры — когда мы исчерпаем возможности Ricoh PRO C5300s, то лучше купить печатное оборудование такого же плана.”
